Інформація про систему обліку публічної інформації, якою володіє райдержадміністрація (відповідне розпорядження голови райдержадміністрації)

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови районної

державної адміністрації

                                                                       14.06.2012      № 331

ПОЛОЖЕННЯ

про систему обліку публічної інформації,

яка знаходиться у розпорядженні апарату районної державної адміністрації

1.   Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні апарату районної державної адміністрації.

2.  Система обліку публічної інформації (далі - система обліку) - це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які знаходяться у розпорядженні апарату райдержадміністрації (далі - документи).

3.   Функціонування системи обліку здійснює апарат районної державної адміністрації.

4. Структурні підрозділи апарату, в межах повноважень, забезпечують:
реєстрацію документів;

стабільну роботу системи обліку;

оприлюднення системи обліку;

здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;

можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;

здійснення інших функцій відповідно до законодавства.

5. Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:

номер облікової картки;

назва документа;

номер документа;

дата створення документа;

дата надходження документа;

джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);

передбачена законом   підстава   віднесення   інформації  до категорії з обмеженим доступом;

строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);

галузь;

ключові слова;

тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіо записи тощо);

вид (нормативні   акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);

проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);

форма зберігання документа;

місце зберігання документа.

У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.

6.     Система обліку ведеться державною мовою.

7.    Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати.

8.     Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

9.     Захист інформації в системі обліку здійснюється шляхом створення комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.

 

Керівник апарату

райдержадміністрації                                                            А.В.Даценко